التخطيط لفعالية ناجحة

يوفر مركز العلاقات العامة والإعلام الخدمات اللوجستية والتقنية والتغطيات الإعلامية لدعم المناسبات والفعاليات في الجامعة وأقسامها، بناء على آليات وأنظمة متّبعة، تضمن سهولة سير العمل وجودته على النحو التالي :

الحصول على موافقة رسمية من الرئيس المباشر لإقامة الفعالية، تتضمن الموافقة النهائية على الميزانية واحتياجات الفعالية على نحو مفصّل. (إرفاق خطاب رسمي).
حجز مكان الفعالية بناء على (ضوابط حجز القاعات ) .
رفع الطلب لمنسق الفعاليات بناء على (ضوابط رفع الطلب للمنسق) .

أ.فعاليات وأنشطة الجامعة (العلاقات العامة والإعلام)

الحصول على الموافقة الرسمية من الرئيس المباشر (إرفاق خطاب رسمي).
حجز مكان الفعالية بناء على (ضوابط حجز القاعات والأماكن المتاحة ) .
رفع الطلب الى منسق الفعاليات الخاص بالقسم . (إرفاق خطاب رسمي+ تفاصيل الطلب).
التأكد من توافق الضوابط والشروط و رفع الطلب عبر نظام PRMC Portal.

ب.طلب خدمات الفعاليات (سير العمل)

ج.ضوابط حجز القاعات:

يتم الحجز عبر نظام الحجوزات (http://mrbs.psu.edu.sa/) وانتظار الموافقه لتأكيد الحجز (يعتبر الحجز ملغيًا في حال عدم التأكيد).
مدة حجز القاعة لا تزيد عن 4 ساعات للفعالية.
أن يكون الحضور للمناسبة متناسب مع السعة المتاحة للقاعة والضوابط العامة للجامعة.
الفنيون غير ملزمين بتوفير أدوات إضافية غير المتوفرة في القاعات.
في حالة رغبة مقدم الطلب باستخدام تقنيات غير متوفرة في القائمة ستقوم الدائرة بتقييم مدى توافق التقنية المطلوبة وطلبها من الميزانية الخاصة بمقدم الطلب.
في حال استخدام أجهزة خارجية يتم تفعيلها وفكّها بإشراف إداري وفني القاعة.

د.ضوابط رفع الطلب للمنسق:

يرسل الطلب للمنسق الموكل بمهمة رفع الطلبات حسب ما تم تحديدة لكل قسم وكلية.
لن يتم استقبال أي طلب دون إرفاق الموافقة الرسمية، مع تحديد الميزانية والخدمات المطلوبة بالتفصيل.
يجب رفع الطلب للمنسق في مدة لا تقل عن (7 أيام) للمناسبات الداخلية. ولا تقل عن (4 أسابيع) للمناسبات الخارجية عبر بوابة العلاقات العامة والاعلام(http://info.psu.edu.sa/PRMC/).

هـ.القاعات الخاصة بفعاليات ومناسبات الجامعة :

الحضور	السعة	الغرض من المكان	المبنى	أسم القاعة
رجال ، نساء	400 شخص	المسرح الرئيسي للجامعة	101	قاعة الاحتفالات الكبيرة
رجال ، نساء	50 شخص	ورش العمل والندوات	101	قاعة الأمير سلطان
نساء	100 شخص	قاعة محاضرات وندوات	101	قاعة الاحتفالات الصغيرة
نساء	50 شخص	ورش العمل والندوات	102	قاعة ورش العمل 315
نساء	500 شخص	مساحة مفتوحة للمعارض والاستقبال	102	البهو الرئيسي
رجال ، نساء	345 شخص	محاضرات وندوات	105	قاعة محاضرات C01
رجال ، نساء	366 شخص	محاضرات وندوات	105	قاعة محاضرات C02
رجال ، نساء	2000 شخص	مناسبات وفعاليات مفتوحة	105	منطقة مفتوحة
رجال	20 شخص	استقبال كبار الشخصيات	105	قاعة اجتماع مجلس الإدارة
رجال	30 شخص	استقبال كبار الشخصيات	104	قاعة اجتماع مجلس الإدارة
رجال	700 شخص	الفعاليات والمناسبات	104	البهو الرئيسي